Politique de protection des lanceurs d'alerte de Reynaers Aluminium NV et Erap NV

Le Code de conduite de REYNAERS ALUMINIUM NV et d'ERAP NV (ci-après « l'Employeur ») contient des valeurs fondamentales, des normes et des règles que l'ensemble de l'entreprise doit respecter dans nos relations avec tous nos contacts : clients, fournisseurs, organismes gouvernementaux, actionnaires et employés.

L'employeur exige des normes élevées en matière de transparence et d'intégrité. Dans ce contexte, l'employeur invite ses employés qui s'inquiètent d'une violation (supposée) du code de conduite de l'employeur ou d'infractions dans les domaines du droit européen et belge énumérés au titre 3, à exprimer ces inquiétudes sans crainte de représailles, telles que des sanctions et/ou un traitement injuste.

Un système de signalement a été mis en place afin de servir de guide pour la remontée de telles préoccupations. Ce règlement décrit la protection dont bénéficient les lanceurs d'alerte, ainsi que la manière dont un lanceur d'alerte peut signaler une infraction et le suivi qui sera effectué. L’employeur n’attend pas d’un déclarant qu’il puisse prouver que l’accusation est justifiée. Toutefois, il ou elle doit être en mesure de démontrer qu'il existe des raisons suffisantes de soupçonner que quelque chose ne va pas.

La règle générale est que les signalements ou les soupçons de violations d'intégrité sont d'abord discutés avec le supérieur hiérarchique direct ou son supérieur hiérarchique. Si cela n’est pas possible ou n’aboutit pas à la réponse souhaitée, un journaliste peut toujours contacter le conseiller confidentiel (interne/externe). Ce dispositif de notification est également sans préjudice des règles relatives à l’exercice du droit de consulter le représentant du personnel ou les syndicats et à la protection contre les mesures préjudiciables injustifiées résultant de telles consultations.

Toutefois, si pour une raison quelconque il n'existe aucune autre option pour soulever le problème, le déclarant peut se tourner vers le canal de signalement interne ou vers un point de signalement externe indépendant. Si cela n'est plus possible, le journaliste peut rendre l'infraction publique.

L’organisation du canal de signalement interne, les procédures à suivre pour le signalement interne et le suivi des signalements sont mis en place après consultation des partenaires sociaux.

Actes ou omissions qui :

• sont illicites et concernent les domaines énumérés à l'article 3 « Champ d'application », ou
• qui vont à l’encontre de l’objet ou de l’application des règlements relevant des domaines d’application énumérés à l’article 3.

Informations, y compris les soupçons raisonnables, concernant les infractions réelles ou potentielles, qui se sont produites ou sont très susceptibles de se produire, ainsi que concernant toute tentative de dissimulation de telles infractions.

Une personne physique qui, dans le cadre de ses activités professionnelles, signale ou rend publiques des informations sur des infractions, oralement ou par écrit. Une activité ou un contexte lié au travail concerne les activités professionnelles actuelles ou passées dans le secteur privé par lesquelles, quelle que soit la nature de ces activités, des personnes peuvent obtenir des informations sur des violations et par lesquelles ces personnes peuvent faire l'objet de représailles si elles signalent de telles informations. Le déclarant peut être un (futur) employé, un ancien employé, un prestataire de services indépendant, un bénévole, un stagiaire (non) rémunéré, un (employé) d'un client, d'un fournisseur ou d'un (sous-)entrepreneur, un actionnaire ou une personne appartenant à l'organe administratif, de direction ou de surveillance d'une entreprise qui a obtenu des informations dans un contexte professionnel sur une infraction possible qu'il/elle souhaite signaler.

Une personne physique qui assiste un lanceur d'alerte dans le processus de signalement et dont l'assistance doit rester confidentielle.

Une personne physique (par exemple, un collègue) ou une entité juridique (par exemple, une entreprise) nommée dans la notification ou la divulgation comme la personne à qui l'infraction est attribuée ou à qui cette personne est associée.

La personne ou le service impartial autorisé à donner suite aux signalements d'infractions, à maintenir la communication avec le déclarant, à demander des informations supplémentaires au déclarant si nécessaire, à fournir une rétroaction au déclarant et à recevoir et traiter les signalements de manière appropriée.

Un acte ou une omission, direct ou indirect, en réponse à un signalement ou une divulgation interne ou externe, qui entraîne ou peut entraîner un préjudice injustifié pour le déclarant.

Dans le cadre de ce dispositif, une distinction est faite entre l'intégrité sociale d'une part et l'intégrité commerciale d'autre part.

Le travail confidentiel dans le domaine de l'intégrité sociale concerne les comportements indésirables tels que le harcèlement, la discrimination fondée sur le sexe, l'âge, le handicap, l'orientation sexuelle, la vie sexuelle, l'origine raciale ou ethnique, les convictions religieuses ou philosophiques, les comportements sexuels non désirés, la violence, etc. Cela requiert une approche différente. Bien que l'employeur considère un comportement indésirable comme un acte malhonnête, celui-ci n'entre pas dans le champ d'application spécifique de la législation sur la protection des lanceurs d'alerte.

La violation de l'intégrité commerciale, telle que précisée ci-dessous, concerne notamment la manière dont sont gérées les informations confidentielles, les matériaux et les marchandises, la sécurité et la santé, ainsi que la manière dont sont menés les contacts avec les clients et fournisseurs (potentiels). Cela concerne également les atteintes à l'intégrité liées à la comptabilité, à la finance, aux banques, à l'audit, à la corruption et aux questions de concurrence.

La différence entre les deux est que, dans le cas d'une conduite socialement indésirable, il y a souvent un plaignant et un défendeur directement identifiables entre lesquels la conduite indésirable se produit, tandis que les problèmes d'intégrité commerciale peuvent être signalés et discutés sans le déclarant (par exemple, (en tant que victime) n'a pas besoin d'être directement impliquée. En pratique, la distinction entre intégrité sociale et intégrité commerciale n'est pas toujours claire. De manière générale, on peut dire que les comportements indésirables sont principalement dirigés contre un individu, tandis que les autres atteintes à l'intégrité sont plus susceptibles d'être dirigées contre (les intérêts de) sa propre organisation, des organisations externes ou la société dans son ensemble.

Les atteintes à l'intégrité des entreprises concernent les domaines suivants du droit européen et belge :

• contrats gouvernementaux;
• Services, produits et marchés financiers, prévention du blanchiment d’argent et du financement du terrorisme ;
• Sécurité et conformité des produits ;
• Sécurité des transports ;
• Protection de l'environnement ;
• Protection contre les radiations et sûreté nucléaire ;
• sécurité alimentaire et fourragère, santé animale et bien-être animal ;
• Santé publique;
• Protection des consommateurs ;
• Protection de la vie privée et des données personnelles, et sécurité des réseaux et des systèmes d'information ;
• Les infractions liées au marché intérieur de l'Union européenne, telles que les infractions aux règles relatives aux aides d'État et à la concurrence : pratiques et accords anticoncurrentiels, prix abusifs, abus de position dominante, etc. ;
• Fraude fiscale ;
• Lutter contre la fraude sociale ;
• Infractions portant atteinte aux intérêts financiers de l'Union.

Ce sont ces rapports qui doivent être établis selon la procédure décrite ci-dessous afin de bénéficier de la protection légale contre les représailles.

Un journaliste dispose de plusieurs méthodes pour signaler une violation de données. Les atteintes à l'intégrité sociale et interpersonnelle sont mieux signalées par les trois premiers canaux énumérés. Les infractions relevant du dispositif d'alerte peuvent être signalées de préférence par le lanceur d'alerte en utilisant l'une des méthodes ci-dessous. Les méthodes 4, 5 et 6 sont spécifiquement destinées aux violations de l'intégrité de l'entreprise dans le cadre du programme de dénonciation et ne peuvent être utilisées que dans ce contexte.

1. Il est préférable de signaler toute infraction (présumée) à votre responsable en premier lieu.
2. Si les circonstances ne le permettent pas ou si le responsable ne répond pas suffisamment au signalement, le déclarant peut signaler une violation (présumée) à un conseiller confidentiel local ou au service des ressources humaines.
3. Le lanceur d'alerte a également toujours le droit de consulter ses représentants du personnel ou les syndicats, et ces derniers resteront protégés contre toute mesure préjudiciable injustifiée résultant de ces consultations.
4. Si le journaliste estime que, pour une raison quelconque, il/elle ne peut pas contacter ces personnes, il/elle peut rédiger un rapport interne. Un signalement interne est une notification d'une violation au sein d'une entité juridique (l'entreprise) en fournissant des informations sur les violations par écrit via le canal de signalement interne, dont la procédure est définie au titre « b. La procédure « soumettre une notification via le canal de signalement interne » est décrite plus en détail.
5. Après avoir utilisé le canal de signalement interne ou dans le cas exceptionnel où le déclarant estime ne pas pouvoir se fier à ce canal malgré les garanties prévues par la présente politique (telles que la confidentialité, la protection contre les représailles, etc.), il peut effectuer un signalement externe, oralement ou par écrit, via le point de signalement externe du Médiateur fédéral (lanceurs d’alerte) mis en place par le gouvernement, comme expliqué plus en détail au titre « c. « Soumettre une notification via le canal de signalement externe du gouvernement ».
6. La publication ou la divulgation d’informations sur les infractions est possible si les conditions strictes énoncées au titre « d. » sont remplies. « Divulgation d’une infraction dans des circonstances exceptionnelles ».

Le journaliste a la possibilité de soumettre un rapport anonyme. Le signalement anonyme peut présenter certains inconvénients :

• Le suivi du rapport est moins évident car toute communication supplémentaire est plus difficile avec les personnes qui signalent des faits anonymement ;
• Il est plus difficile pour l'entreprise de protéger un journaliste anonyme contre d'éventuelles représailles, même subtiles.

Une notification doit être soumise par écrit via :

l'application web respective pour les lanceurs d'alerte :

Reynaers.sdwhistle.com

erap.sdwhistle.com

Une notification contient au moins :

• Le nom, l'adresse, la fonction et les coordonnées du journaliste, sauf si celui-ci souhaite faire un signalement anonyme ;
• La date de la notification ;
• Une description détaillée de l'infraction (présumée), telle que
  • une description de l'infraction (présumée) ;
  • si nécessaire avec des pièces jointes (documents ou pièces justificatives) ;
  • l’identification de la ou des personnes concernées par les données ou des services potentiels de l’entreprise ;
  • où l'infraction a eu lieu ;
  • lorsque l'infraction a eu lieu ;
  • comment et quand le journaliste a constaté ou pris connaissance de la violation ;
  • quelle est votre relation avec l'entreprise (employé, indépendant, fournisseur, actionnaire, etc.) si le déclarant ne fait pas un signalement anonyme ;
  • l'impact de l'incident (pour l'entreprise, pour l'intérêt public, etc.)
  • et toute autre information pertinente concernant l'infraction (présumée)

La notification est systématiquement enregistrée dans un système d'enregistrement sécurisé doté des mesures de sécurité techniques et organisationnelles requises, ainsi que d'un système de gestion des accès.

L’employeur a désigné deux responsables hiérarchiques qui sont les personnes les plus aptes au sein de l’organisation à gérer les rapports de manière confidentielle et indépendante, sans risque de conflit d’intérêts. Les responsables des notifications sont : le DRH et le conseiller juridique.

recevabilité et enquête préliminaire

i. Dans tous les cas, le responsable du rapport doit confirmer la réception du rapport écrit au déclarant dans un délai de sept (7) jours.

• Le responsable des notifications vérifiera dans un premier temps si la notification est recevable et procédera à une première évaluation. L'objectif principal de cette évaluation est d'apprécier la nature, la fiabilité et l'exactitude des informations fournies.
• Sur la base de cette évaluation, le responsable hiérarchique peut décider si le signalement est irrecevable et doit alors en informer par écrit le déclarant, en indiquant le motif du rejet ou en précisant s'il procédera à une enquête préliminaire complémentaire.

b) Si une enquête préliminaire est lancée et que le responsable déclarant estime qu'une enquête plus approfondie est nécessaire, un avis anonymisé sera soumis au PDG et au directeur financier après la fin de l'enquête et avec le consentement du déclarant, à moins que (l'une de) ces parties ne soit impliquée, auquel cas cet avis sera soumis au président du conseil d'administration. Cet avis expose les raisons justifiant des recherches complémentaires et comprend un aperçu d'un plan d'action.

c) Si l'enquête préliminaire révèle qu'un faux rapport a été fait délibérément, le dossier sera transféré au directeur des ressources humaines de l'employeur pour suite à donner.

Recherche

a) Le PDG décidera avec le directeur financier, sur la base des conseils susmentionnés, si et avec quel comité d'enquête l'enquête doit être menée : à chaque fois complété par des experts internes ou externes, ou une partie externe, si nécessaire, complétée par un ou plusieurs employés internes.

b) Le journaliste sera également informé par écrit qu’une enquête approfondie est en cours.

c) Le comité d’enquête mènera l’enquête dans un délai raisonnable. En règle générale, ce délai ne peut excéder trois mois après l'envoi de la confirmation de réception au déclarant. Durant cette période, le déclarant recevra également un retour d'information sur le suivi effectué, les mesures prévues ou prises et les raisons de ce suivi.

Pendant l'enquête, et donc également après la première période de trois mois, le journaliste recevra des informations générales sur le déroulement et l'issue de l'enquête, à moins qu'il ne le souhaite pas, que cela soit préjudiciable au journaliste ou à l'enquête, ou qu'il existe d'autres raisons valables de ne pas l'informer.

Rapport final

Le rapport final comprend les étapes suivantes :

a) Le comité d’enquête remet ses conclusions par écrit au PDG et au directeur financier, qui décident des mesures à prendre.

b) Le responsable hiérarchique informe le journaliste qu’il a transmis les conclusions du comité d’enquête au PDG et au directeur financier.

c) Dans le rapport final, l’identité du journaliste sera gardée secrète à moins que celui-ci n’ait donné son consentement écrit pour que son identité soit divulguée. L'identité de la ou des personnes impliquées ne sera enregistrée que si l'enquête menée suite au signalement a permis d'établir des faits démontrables.

d) Si le comité d’enquête estime qu’une mesure disciplinaire doit être prise, il fournira à la personne compétente au sein de la direction une copie du rapport final.

Après avoir effectué un premier signalement via un canal de signalement interne, le déclarant (anonyme) peut signaler une violation via un canal de signalement gouvernemental externe si aucune mesure appropriée n'a été prise par le biais de la procédure interne. Le journaliste peut également soumettre immédiatement un rapport via le canal de signalement externe du gouvernement.

Le canal de signalement externe offre la possibilité de réaliser des rapports écrits et oraux. Un rapport oral peut être effectué par téléphone ou par d'autres systèmes de messagerie vocale et, à la demande du déclarant, au moyen d'une rencontre physique dans un délai raisonnable. Le canal de communication externe du gouvernement est accessible par cette voie :

https://www.federaalombudsman.be/nl/klokkenluiders/meld-een-integriteitsschending-of-inbreuk-op-dewetgeving

Le canal de signalement externe indépendant enverra un accusé de réception dans un délai de sept (7) jours, sauf si :

• Le journaliste indique explicitement qu'il ou elle ne souhaite pas cela
• L'accusé de réception peut présenter un risque pour la protection de l'identité du déclarant.

Le canal de signalement externe fournira un retour d'information au déclarant dans un délai de trois mois ou, dans des cas exceptionnels, de six mois, sur le suivi prévu ou les mesures prises et sur les raisons de ce suivi, à moins qu'une disposition légale ne l'empêche. Le canal de signalement externe informera le journaliste des conclusions finales des enquêtes.

Les autorités compétentes peuvent décider qu'une infraction signalée est manifestement mineure ou a déjà fait l'objet de rapports antérieurs portant sur les mêmes faits sans aucun élément nouveau, et donc clore la procédure. Les autorités compétentes informeront le déclarant de leur décision et des motifs de celle-ci.

Un journaliste (anonyme) qui rend publique une violation en rendant publiques les informations relatives aux violations (par exemple, via les médias), est éligible à la protection si les conditions suivantes sont remplies :

1. Le lanceur d’alerte a d’abord effectué un signalement interne ou externe conformément aux dispositions des titres b) ou c), mais aucune mesure appropriée n’a été prise ; et,
2. Le journaliste a des motifs raisonnables de croire que :
   • l'infraction peut constituer une menace ou un danger réel pour l'intérêt public ; ou
   • En cas de signalement externe, il existe un risque de représailles ou il est peu probable que la violation soit efficacement réparée en raison des circonstances particulières de l'affaire, par exemple parce que des preuves peuvent être dissimulées ou détruites ou qu'une autorité peut être de connivence avec l'auteur de la violation ou y être impliquée.

Les lanceurs d'alerte bénéficieront d'une protection si :

• Ils ont des motifs raisonnables de croire que les informations relatives à l'infraction signalée étaient exactes au moment du signalement et que ces informations relèvent du champ d'application de la présente politique. Le lanceur d'alerte ne perd pas le bénéfice de la protection du seul fait que le signalement effectué de bonne foi s'avère inexact ou non fondé ;
• Ils transmettent l'information par le biais des canaux de communication internes ou externes. Le lanceur d'alerte sera également protégé s'il rend l'infraction publique, à condition qu'il ait préalablement effectué un signalement interne ou externe.

Les journalistes anonymes qui ont signalé ou divulgué publiquement des informations sur des violations de données, mais qui ont ensuite été identifiés et ont fait l'objet de représailles, peuvent être éligibles à une protection s'ils remplissent les conditions de protection suivantes.

Les personnes et entités juridiques suivantes seront protégées si elles ont des motifs raisonnables de croire que le déclarant remplit les conditions de protection :

• Facilitateurs ;
• Les tiers liés aux journalistes qui pourraient faire l’objet de représailles dans un contexte professionnel, tels que les collègues ou les membres de la famille des journalistes ;
• Entités juridiques appartenant aux journalistes, pour lesquelles les journalistes travaillent, ou avec lesquelles les journalistes sont autrement liés dans un contexte professionnel.

Le responsable du signalement, y compris le personnel autorisé chargé de recevoir et de suivre les signalements, doit préserver la confidentialité de l'identité du déclarant. Le responsable du signalement est également désigné en raison des qualités requises pour le traitement confidentiel du dossier et de l'identité du déclarant, ainsi que de l'indépendance du service afin d'éviter les conflits d'intérêts. Plus précisément, lors du traitement, il est interdit de divulguer l'identité – ou les éléments permettant de déterminer l'identité – du déclarant. L’obligation de confidentialité s’applique également si un déclarant anonyme peut encore être identifié directement ou indirectement grâce à d’autres informations.

Le responsable hiérarchique ne peut divulguer que l'identité du déclarant :

• si le journaliste y consent librement et expressément (par écrit) ; ou
• si le lanceur d'alerte viole délibérément la confidentialité.

La confidentialité de l'identité ne s'appliquera pas lorsque la législation en vigueur exige la divulgation de l'identité dans le cadre d'enquêtes menées par les autorités nationales ou de procédures judiciaires. L’autorité compétente doit informer préalablement les personnes ayant effectué la divulgation des raisons de cette dernière, sauf si cela risque de compromettre les enquêtes ou les procédures judiciaires.

Toute personne impliquée directement ou indirectement dans le traitement d'un signalement d'infraction (présumée) est tenue de respecter la confidentialité de tout ce qui lui a été confié à ce titre (notamment le signalement, l'enquête préliminaire et l'enquête elle-même) vis-à-vis de toute personne non autorisée à le recevoir, et ce, dans la mesure où ces obligations découlent de la nature même de l'affaire.

Le canal de signalement interne destiné à la réception des rapports est conçu, structuré et géré de manière à protéger efficacement la confidentialité de l'identité du déclarant et de toute tierce partie nommée dans le rapport, et auquel les membres du personnel non autorisés n'ont pas accès.

Les représailles désignent tout acte ou omission, direct ou indirect, dans un contexte professionnel, qui porte préjudice à un déclarant à la suite d'un signalement ou d'une divulgation interne ou externe, et qui entraîne ou peut entraîner un préjudice injustifié pour le déclarant. Toute forme de représailles, y compris les menaces ou les tentatives de représailles, est interdite et comprend notamment :

1. suspension, mise hors service temporaire, licenciement ou mesures similaires ;
2. rétrogradation ou refus de promotion ;
3. mutation des tâches, changement de lieu de travail, réduction des salaires, modification des horaires de travail ;
4. l'abstention de l'éducation;
5. évaluation de performance négative ou référence professionnelle ;
6. l’imposition ou l’application d’une mesure disciplinaire, d’un blâme ou d’une autre sanction, telle qu’une amende ;
7. coercition, intimidation, harcèlement ou exclusion ;
8. discrimination, traitement désavantageux ou inégal ;
9. le défaut de conversion d'un contrat de travail temporaire en un contrat de travail à durée indéterminée, si le salarié avait une attente justifiée qu'un tel contrat lui soit proposé ;
10. non-renouvellement ou résiliation anticipée d'un contrat de travail temporaire ;
11. dommages, y compris les atteintes à la réputation, notamment sur les réseaux sociaux, ou les pertes financières, y compris la perte de chiffre d’affaires et la perte de revenus ;
12. mise sur liste noire sur la base d'un accord informel ou formel couvrant un secteur ou une industrie entière, qui empêche la personne de trouver un emploi dans ce secteur ou cette industrie ;
13. résiliation anticipée ou annulation d'un contrat de fourniture de biens ou de services ;
14. révocation d'une licence ou d'un permis ;
15. orientation vers des services psychiatriques ou médicaux.

Les personnes qui publient des rapports conformément à ce dispositif peuvent le faire sans mettre en péril leur situation en matière de droit du travail ni craindre d'autres conséquences néfastes. Cela signifie que cette question ou ce rapport ne le désavantagera en aucune façon dans sa situation, à condition qu'il agisse de bonne foi.

Toute mesure de représailles à l'encontre d'un déclarant suite à un signalement authentique sera considérée comme une violation grave de la présente politique de signalement, auquel cas l'employeur prendra les mesures appropriées pour protéger le déclarant et sanctionner les responsables des représailles.

Les employés qui estiment avoir subi des conséquences négatives à la suite d'un signalement doivent en informer le responsable du signalement dès que possible. La victime de représailles peut également déposer une plainte motivée auprès du coordonnateur fédéral, qui engagera une procédure de protection extrajudiciaire s'il établit un soupçon raisonnable de représailles.

Le coordonnateur fédéral vérifie auprès de l'employeur s'il existe un soupçon raisonnable de représailles. L’employeur doit répondre à la demande du coordonnateur fédéral dans un délai de 20 jours.

L'employeur présume que les personnes qui signalent une infraction le feront de bonne foi. Si, après enquête, le responsable des signalements ne parvient pas à confirmer certains rapports ou si ceux-ci semblent infondés, aucune mesure ne sera prise à l'encontre des personnes ayant fait part de leurs préoccupations de bonne foi.

Toutefois, l'employeur ne peut autoriser les journalistes à soumettre délibérément des rapports qu'ils savent ou sont réputés savoir être incorrects. L’employeur sanctionnera de manière appropriée tout rapport intentionnellement faux, conformément aux sanctions prévues par la réglementation du travail. Un journaliste qui publie un article erroné peut être tenu responsable de tout dommage subi par une personne à la suite de ces fausses informations.

Les lanceurs d'alerte qui ont délibérément signalé ou rendu publiques de fausses informations peuvent être poursuivis pour atteinte à l'honneur ou à la réputation d'une personne.

L’employeur est le responsable du traitement des données personnelles dans le cadre de la mise en œuvre du présent dispositif de notification. Cela implique que le déclarant et la personne concernée peuvent contacter l'employeur pour exercer leurs droits à l'information, à l'accès, à la rectification, à la portabilité et à l'effacement des données, compte tenu des restrictions suivantes :

• La personne concernée (objet de la violation signalée) n’a pas le droit d’accéder à l’identité du déclarant ou à celle des tiers (ou aux éléments qui pourraient permettre leur identification), sauf avec leur consentement ou en cas de fausse déclaration ou d’accusation diffamatoire de la part du déclarant ou de faux témoignage d’un tiers ;
• Le lanceur d’alerte n’a pas non plus le droit d’accéder aux données personnelles de l’accusé, ni à celles d’un tiers, à moins qu’après enquête il n’apparaisse que l’accusé ait soupçonné à tort le lanceur d’alerte (par exemple, prétendre que le lanceur d’alerte lui-même était impliqué dans les actes répréhensibles qu’il a signalés) ou lorsque des tiers agissent de mauvaise foi (par exemple, faux témoignage).
• Les données personnelles des parties concernées ne seront pas supprimées tant que l'enquête interne et/ou externe (policière/judiciaire/administrative) sera en cours.

L'employeur fait appel à un tiers, à savoir SD WORX, pour mettre en œuvre le système de reporting pour Reynaers Aluminium NV et ERAP NV afin de garantir la confidentialité des rapports et d'assurer un traitement administratif efficace.

Vos données personnelles ne seront pas transférées vers des pays tiers n'assurant pas un niveau de protection adéquat de vos données personnelles.

Lors de la procédure de signalement, outre les faits, le nom, la fonction et les coordonnées du déclarant et de la personne accusée seront également traités. Le traitement de ces données personnelles est nécessaire dans le cadre de la loi du 28 novembre 2022 relative à la protection des personnes ayant signalé des violations du droit de l’Union ou du droit national établies au sein d’une personne morale du secteur privé (art. 6, §1, c) RGPD). Le transfert d'une notification à un sous-traitant (un prestataire de services tel qu'un fournisseur de stockage cloud ou un outil de gestion des notifications) peut être effectué sur la base des intérêts légitimes de l'employeur à traiter efficacement ces données aux fins de la gestion des notifications, de la garantie de l'anonymat, de la gestion des accès, etc. (Article 6, §1, f) RGPD).

Vous pouvez toujours nous contacter à l'adresse électronique privacy@reynaers.be si vous avez d'autres questions concernant les garanties prises pour protéger vos données personnelles et concernant le traitement de vos données personnelles dans le cadre du système de notification ou pour demander votre droit d'accès, de rectification ou de portabilité des données ou de suppression de vos données personnelles dans la mesure où l'exercice des droits relève des conditions légales.

Si, après avoir contacté votre employeur, vous souhaitez toujours déposer une plainte concernant le traitement de vos données personnelles, vous pouvez contacter l'autorité de contrôle compétente, notamment l'Autorité de protection des données.

Le gouvernement responsable du canal de signalement externe agit en tant que responsable du traitement des données. Cela signifie qu'en cas de signalements externes, vous pouvez contacter le gouvernement pour exercer vos droits.

Les autorités compétentes et l’Institut fédéral pour la protection et la promotion des droits de l’homme (accessible via ce lien : https://federaalinstituutmensenrechten.be/nl/contact ou via info[at]firm-ifdh.be) vous informera et vous conseillera sur les mesures de soutien, telles que :

• informations et conseils sur les recours et procédures disponibles pour se protéger contre les représailles, ainsi que sur les droits de la personne concernée ;
• conseils techniques aux autorités chargées de la protection des lanceurs d’alerte ;
• assistance juridique et assistance financière dans le cadre de procédures judiciaires ;
• soutien technique, psychologique, médiatique et social

Les données personnelles traitées dans le cadre du dispositif de signalement ne seront pas conservées plus longtemps que nécessaire pour l'enquête interne et/ou externe (policière/judiciaire/administrative). En cas de poursuites policières, administratives, judiciaires ou disciplinaires, les données seront archivées après l'expiration du délai de prescription ou du délai d'appel applicable, ou conservées pendant une durée maximale de deux mois par la suite.

Les infractions énumérées, entre autres, dans « 3. Le « champ d’application » de cette politique relative au dispositif de signalement, établi dans la décision finale rendue à l’issue d’une enquête menée dans le cadre de ce dispositif, peut donner lieu à des sanctions (y compris avertissement, licenciement pour motif urgent) comme décrit, entre autres, dans le règlement intérieur ou le contrat de travail.

Outre ces sanctions prévues par le droit du travail, la personne concernée ou le déclarant de mauvaise foi peut, selon la nature de l'infraction et la loi applicable, encourir des sanctions supplémentaires, telles que des sanctions pénales et des dommages-intérêts.

Afin d’assurer la bonne mise en œuvre de ce système de reporting, la direction entreprendra les activités suivantes :

• Veillez à ce que cette politique soit accessible et connue de tous les employés ;
• Prenez très au sérieux tous les signalements de violations d'intégrité, agissez sans délai et garantissez la confidentialité et la diligence requise.

Cette disposition pourra être réévaluée de temps à autre.